メールで相手に不快感を与えてしまったら

ビジネスマナーは、名刺交換、挨拶、言葉遣いなど、いろいろなところで問われてくるビジネスマンの必須スキルです。メールでのやり取りでもビジネスマナーはあり、これも最近では徹底されています。

メールは、簡単でシンプルな反面、一度送信してしまうと訂正が利かないため、取り返しのつかないことになってしまう危険をはらんでいます。通常の日常会話の中で、ついうっかり失言をしたり、誤った情報を口走ってしまったとしても、すぐに謝罪し、次につなげることができます。

ところがメールでは、対応をうまく行わないと、大きなタイムラグが生じ、重大なビジネスマナー違反をしてしまう可能性があります。重要なことは、まず送信前にメールの本文を確認し、誤字脱字がないか、おかしな言いまわしで相手を不快にさせていないか、送信先に不備はないか、ということもしっかり確認することです。

メールでは、相手の気持ちを推し量ることは大変難しいでしょう。電話や対面であれば、相手のリアクションや声のトーンで様々な情報を得ることができますが、メールでは、文面のみのヒントで推察することしかできません。

ビジネスマナーとは異なりますが、クレーム対応の常識として、タイムラグが長いほどクレームは大きくなると言います。お待たせしてしまうことは、事を悪化させてしまいますので、メールでミスをしてしまったら、まずは迅速な対応をとれるように心がけましょう。

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